Wilt u uw data en documenten ook archiefwaardig opslaan, bewaren en vernietigen?

U bepaalt zelf welke periode er gehanteerd wordt en wie hier toegang toe krijgt. Bij elke concept-vernietigingslijst heeft u de mogelijkheid om van individuele dossiers de bewaartermijn aan te passen. Na goedkeuring van de concept-vernietigingslijst wordt hiervan een verslag aangemaakt en wordt de gearchiveerde data vernietigd. Hiermee worden niet alleen de gearchiveerde documenten vernietigd, maar ook de in MOOR aanwezige (meta-) data. Alleen de objectgegevens (locatie- en/of tracégegevens) blijven aanwezig binnen MOOR.

De te vernietigen objectgegevens bestaan uit:

• De door MOOR gegenereerde PDF’s van het besluit;
• Alle bijlagen en notities;
• Alle proces-, organisatie- en persoonsinformatie.

De geografie van het object (ligging van het tracé), het soort kabel/leiding en andere technische informatie blijven wel bewaard.

Volledige vernietiging, ook bij de bron

Veel gemeenten hanteren een centraal archief waarmee ze in staat zijn data volgens de gestelde eisen te kunnen bewaren en vernietigen. Maar is de vernietiging volledig? Afstemming, of in het beste geval synchronisatie, tussen het archiefsysteem en de taakspecifieke-applicatie (=MOOR) is vaak omgeven door veel procedures of technisch zeer complex. Het gevolg hiervan is dat de aanwezige data in het archief vaak een kopie is van de in de bron aanwezige data. En feitelijk wordt alleen de kopie vernietigd, de data bij de bron blijft hiermee bestaan. Dit staat op gespannen voet met de Archiefwet. We erkennen dit probleem en lossen het op binnen MOOR Archiefbeheer door volledige vernietiging van de data, ook bij de bron.

Besparing door eenvoudige implementatie en versimpeling van processen

Met MOOR Archiefbeheer bent u in staat om binnen MOOR data te archiveren, te bewaren en te vernietigen. Hiermee worden er geen kopieën meer van data gemaakt en stelt u de betreffende afdeling in staat hun eigen beheer te doen. Door deze module binnen MOOR beschikbaar te stellen, blijven ook de implementatie en beheerlasten laag. Er zijn immers geen koppelingen met externe systemen benodigd. Tevens stelt u dit in staat om de interne processen m.b.t. tot vernietigen sterk te vereenvoudigen. Er hoeven geen (concept-) vernietigingslijsten meer uitgewisseld te worden tussen afdelingen. Hiermee wordt ook de DIV-afdeling in staat gesteld om toe te zien op het proces van archiveren, bewaren en vernietigen i.p.v. dit (deels-) zelf uit te voeren.