Wilt u uw data en documenten ook archiefwaardig opslaan, bewaren en vernietigen?

 

Het MOOR Platform® wordt door meer dan 280 Nederlandse gemeenten gebruikt voor de registratie en afhandeling van vergunning-, instemmingsaanvragen en meldingen voor graafwerkzaamheden. Het platform bevat dus een rijke historie aan data en documenten. Met de module MOOR Archiefbeheer worden data en documenten bij vergunningen en meldingen archiefwaardig opgeslagen, bewaard en indien van toepassing vernietigd.

Volgens onze ISO-16715-1:2020 certificering mag u minimaal alle technische, functionele en veiligheidsvereisten verwachten in de module MOOR Archiefbeheer. Verder vormt de Common Ground-architectuur op basis van ons eigen gedefinieerde ZGW-API’s, genaamd Fundament, de basis van MOOR Archiefbeheer en hiermee is de module toekomstbestendig.

Werkwijze MOOR Archiefbeheer

Op basis van het zaak-type en resultaat wordt bij archivering de bewaartermijn vastgesteld. Wanneer het einde van de bewaartermijn van een specifiek dossier is bereikt, wordt deze automatisch klaargezet om opgenomen te worden op de concept-vernietigingslijst. Deze concept-vernietigingslijst wordt periodiek opgesteld en ter beoordeling aangeboden binnen MOOR. Dit gebeurt volledig automatisch.

U bepaalt zelf welke periode er gehanteerd wordt en wie hier toegang toe krijgt. Bij elke concept-vernietigingslijst heeft u de mogelijkheid om van individuele dossiers de bewaartermijn aan te passen. Na goedkeuring van de concept-vernietigingslijst wordt hiervan een verslag aangemaakt en wordt de gearchiveerde data vernietigd. Hiermee worden niet alleen de gearchiveerde documenten vernietigd, maar ook de in MOOR aanwezige (meta-) data. Alleen de objectgegevens (locatie- en/of tracégegevens) blijven aanwezig binnen MOOR.

De te vernietigen objectgegevens bestaan uit:

  • De door MOOR gegenereerde PDF’s van het besluit;
  • Alle bijlagen en notities;
  • Alle proces-, organisatie- en persoonsinformatie.

De geografie van het object (ligging van het tracé), het soort kabel/leiding en andere technische informatie blijven wel bewaard.

Volledige vernietiging, ook bij de bron

Veel gemeenten hanteren een centraal archief waarmee ze in staat zijn data volgens de gestelde eisen te kunnen bewaren en vernietigen. Maar is de vernietiging volledig? Afstemming, of in het beste geval synchronisatie, tussen het archiefsysteem en de taakspecifieke-applicatie (=MOOR) is vaak omgeven door veel procedures of technisch zeer complex. Het gevolg hiervan is dat de aanwezige data in het archief vaak een kopie is van de in de bron aanwezige data. En feitelijk wordt alleen de kopie vernietigd, de data bij de bron blijft hiermee bestaan. Dit staat op gespannen voet met de Archiefwet. We erkennen dit probleem en lossen het op binnen MOOR Archiefbeheer door volledige vernietiging van de data, ook bij de bron.

Besparing door eenvoudige implementatie en versimpeling van processen

Met MOOR Archiefbeheer bent u in staat om binnen MOOR data te archiveren, te bewaren en te vernietigen. Hiermee worden er geen kopieën meer van data gemaakt en stelt u de betreffende afdeling in staat hun eigen beheer te doen. Door deze module binnen MOOR beschikbaar te stellen, blijven ook de implementatie en beheerlasten laag. Er zijn immers geen koppelingen met externe systemen benodigd. Tevens stelt u dit in staat om de interne processen m.b.t. tot vernietigen sterk te vereenvoudigen. Er hoeven geen (concept-) vernietigingslijsten meer uitgewisseld te worden tussen afdelingen. Hiermee wordt ook de DIV-afdeling in staat gesteld om toe te zien op het proces van archiveren, bewaren en vernietigen i.p.v. dit (deels-) zelf uit te voeren.

Investering

MOOR Archiefbeheer is als aanvullende module van MOOR beschikbaar tegen een jaarlijkse licentievergoeding. Verder volstaat u met een eenmalige implementatie.

Voordelen

  • Automatische archivering van vergunningen en meldingen besluiten
  • Ontwikkeld op basis van Common Ground API’s
  • Compliant aan wet- en regelgeving
  • Volledige vernietiging, ook bij de bron
  • Levert besparing op bij Informatievoorziening en DIV
  • Geen complexe implementatie