Unieke samenwerking gemeente Haarlem en PSMS rondom zaakgericht werken

Onlangs heeft de gemeente Haarlem aan PSMS opdracht gegeven om een digitale koppeling te realiseren tussen het zaaksysteem van de gemeente en het MOOR Platform®. De gemeente Haarlem is hierin uniek. Het is namelijk de eerste gemeente in Nederland waar deze koppeling tot stand komt. Hiermee voldoet de gemeente Haarlem aan de standaardnorm voor zaakgericht werken en worden voortaan diverse handmatige handelingen volledig geautomatiseerd en gearchiveerd.

Digitale koppeling

Na een uitgebreid onderzoek door PSMS (leverancier van o.a. het MOOR Platform®), in nauwe samenwerking en afstemming met de gemeente Haarlem en het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING), wordt volgens de berichtenstandaard StUF-BG (Standaard Uitwisselingsformaat Basisgegevens) een digitale koppeling tot stand gebracht tussen het zaaksysteem Verseon en het MOOR Platform®.

Met de totstandkoming van deze koppeling worden voortaan handelingen, zoals apart een kenmerknummer opvragen, statuswijzigingen en het koppelen van bestanden geautomatiseerd. Hiermee worden menselijke fouten voorkomen en is er sprake van meer efficiency door het uitvoeren van minder fysieke handelingen. Belangrijk is ook dat hiermee vergunningen in het zaaksysteem worden geborgd conform de archiefwet.

Hans Rijnders, Kwaliteits- en Risicomanager van de gemeente Haarlem: “Mede door deze koppeling maakt de gemeente Haarlem haar naam waar als innovatieve gemeente op het gebied van ICT integratie ter ondersteuning van haar werkprocessen. Het MOOR Platform® wordt al sinds 2010 ingezet in onze gemeente en heeft ook al een directe koppeling met bestaande GEO informatie van de gemeente Haarlem, zoals BGT en het bomenbestand. Dit biedt vele voordelen voor alle partijen bij het indienen en beoordelen van vergunningen en meldingen.”

Opmaat naar generieke koppeling zaaksystemen

Momenteel wordt de koppeling bij de gemeente Haarlem geïmplementeerd. In juni wordt de testfase afgerond, waarna de koppeling daadwerkelijk in productie zal worden genomen. De realisatie van deze koppeling maakt het mogelijk om een generieke koppeling tot stand te brengen, zodat het MOOR Platform® ook kan koppelen met de verschillende zaaksystemen die in gebruik zijn bij andere gemeenten in Nederland.

Ed Schravesande, Commercieel Directeur PSMS: “Gemeenten willen vergunningen op een efficiënte manier geborgd hebben in het zaaksysteem conform de archiefwet. Deze trend merken wij duidelijk in de markt en ik ben er trots op dat wij dit samen met de gemeente Haarlem, als eerste gemeente in Nederland, gaan realiseren. Diverse andere gemeenten hebben inmiddels interesse getoond in deze koppeling en de verwachting is dat in 2017 meerdere gemeenten dit zullen gaan inzetten. Met deze koppeling onderscheidt PSMS zich in de markt en draagt zij bij aan het motto ‘Sneller werken, beter beslissen”.